La demande de remboursement ou de remise doit être effectuée par la personne qui a payé ou à qui il a été demandé de payer des droits à l'importation.
L'article 18 du Code des douanes de l'Union, (règlement (UE) n°952/2013 du parlement européen et du Conseil), précise que la demande peut également être introduite par un représentant  en douane..

La demande doit être déposée dans l'État membre où la dette douanière a été notifiée.

En France, la demande de remise ou de remboursement doit être déposée au bureau de douane où ont été validées les déclarations en douane ou auprès du service qui, postérieurement au dédouanement a notifié la dette douanière.

• 3 ans à compter de la date de notification de la dette douanière dans les cas de trop perçu (article 117 CDU), erreur des autorités douanières (119 CDU), et équité (120 CDU), la demande doit être déposée dans un délai de trois ans à compter de la date de notification de la dette douanière.

• 1 an à compter de la date de notification de la dette dans le cas où le motif sollicité est le caractère défectueux ou non conforme aux stipulations du contrat des marchandises

• dans le délai prévu pour l’introduction d’une demande d’invalidation dans le cas d’invalidation d’une déclaration.

• Règlement (UE) N° 952/2013 du Parlement européen et du Conseil du 09/10/2013 (Code des douanes de l'Union) (CDU)
• Circulaire du 19 avril 2016 

L'article 22 § 3 du CDU prévoit que l'autorité douanière prend une décision et la notifie au demandeur dans un délai de 120 jours suivant la date d'acceptation de la demande. Ce délai peut être prolongé en cas de demande d'informations ou de documents complémentaires, mise en œuvre du droit d'être entendu ou saisie d'un autre État membre.

La demande peut être établie sur papier libre à condition qu'elle reprenne les données obligatoires de l'annexe A du règlement délégué 2015/2446 du 28/07/2015.

Ces données sont :

• le code de la demande (REP ou REM)
• le titre pour le recouvrement,
• l'identification du demandeur (et de son représentant, le cas échéant),
• le bureau de douane où la dette douanière a été notifiée,
• le code des marchandises,
• la désignation des marchandises,
• les quantités de marchandises,
• la valeur en douane,
• le montant des droits à rembourser ou à remettre,
• le type de droits à l’importation,
• la base juridique,
• la banque et les coordonnées bancaires,
• les documents joints (le seul document obligatoire au moment du dépôt est l’attestation relative à l'usage d'un certificat d’importation),
• le motif du remboursement ou de la remise,
• la date et signature.